Cómo hacer una proforma: qué debe llevar y ejemplo

Una proforma es la oferta formal que le envías a un cliente antes de venderle: qué le vas a entregar, a qué precio y en qué condiciones. Bien hecha, evita malentendidos y acelera la venta, porque el cliente tiene todo lo que necesita para decidir.

Proforma, cotización y factura

Documento	Para qué sirve	¿Va al SRI?
Proforma o cotización	Ofrecer precios y condiciones antes de la venta	No
Factura electrónica	Respaldar la venta ya realizada, con efecto tributario	Sí, se autoriza en el SRI
Nota de venta	Respaldar la venta de un negocio popular del RIMPE	Sí

La proforma no sustenta costos ni crédito tributario. Cuando el cliente acepta y se concreta la venta, emites la factura.

Qué datos debe llevar

Tu negocio: nombre o razón social, RUC, dirección, teléfono y correo. El logo da confianza.
Número y fecha: una numeración propia (001, 002…) para ubicarla cuando el cliente responda.
Cliente: nombre o razón social y, si vas a facturarle, su RUC o cédula.
Detalle: cada producto o servicio con su cantidad, precio unitario, descuento y tarifa de IVA.
Totales: subtotal por tarifa, IVA y total a pagar.
Condiciones: validez de la oferta, forma de pago, tiempo de entrega y lo que no incluye.

Ejemplo con varias tarifas de IVA

Una ferretería cotiza para una obra pequeña: 20 sacos de cemento a USD 8,50 con IVA del 5 %, 2 galones de pintura a USD 24,00 con IVA del 15 % y un descuento del 10 % en la pintura, y el servicio de transporte por USD 15,00 con IVA del 15 %.

Detalle	Cálculo	Valor
Cemento (IVA 5 %)	20 × 8,50	170,00
Pintura (IVA 15 %)	2 × 24,00 − 10 %	43,20
Transporte (IVA 15 %)	1 × 15,00	15,00
Subtotal 15 %	43,20 + 15,00	58,20
Subtotal 5 %		170,00
IVA 15 %	58,20 × 15 %	8,73
IVA 5 %	170,00 × 5 %	8,50
Total		245,43

El descuento se aplica antes del IVA. Si tus precios ya incluyen IVA, la herramienta separa la base y el impuesto de cada tarifa para que el total sea exactamente lo que suman tus líneas.

Consejos para que te acepten la oferta

Envíala rápido: la primera proforma que llega suele ganar.
Describe lo que incluye y lo que no, para evitar reclamos después.
Pon una validez clara; si los precios suben, no quedas atado a una oferta vieja.
Indica cómo pagar: cuenta bancaria, anticipo o crédito.

Hacer mi proforma

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe valer una proforma?

Lo decides tú. Lo común es entre 8 y 30 días; si tus precios cambian seguido, usa un plazo corto. Escríbelo siempre para que el cliente sepa hasta cuándo respetas el precio.

¿Puedo facturar un valor distinto al de la proforma?

Sí, la proforma no obliga ante el SRI. Pero si el cliente aceptó la oferta dentro de su validez, lo correcto es facturar lo ofrecido; si algo cambió, envía una proforma nueva antes de facturar.

¿La proforma necesita firma?

No es obligatorio. Para trabajos grandes conviene pedir la firma de aceptación del cliente o una respuesta por escrito; así queda claro qué se aprobó y en qué condiciones.

¿Un negocio popular del RIMPE puede hacer proformas?

Sí. Cualquier negocio puede enviar proformas. Como el negocio popular emite notas de venta sin IVA desglosado, en su proforma puede marcar las líneas con tarifa 0 % o indicar que los precios incluyen impuestos.